Ritirare un pacco in giacenza presso una filiale GLS non è un’operazione esclusivamente logistica. Coinvolge la tutela della privacy (il corriere deve consegnare solo al destinatario o a un suo rappresentante), la responsabilità sul contenuto e il rispetto delle disposizioni del Codice Civile sulla rappresentanza. Per questo il regolamento interno di GLS Italia, in linea con il GDPR e con le regole dell’Agcom in materia di servizi postali, stabilisce che un terzo possa prelevare la spedizione soltanto se munito di delega scritta, valida una sola volta o per un arco temporale definito, corredandola di documenti che provino l’identità del delegante e del delegato. Comprendere le ragioni di tali vincoli è essenziale per evitare di presentarci allo sportello con un modulo incompleto e sentirci rifiutato il rilascio del pacco, magari dopo aver fatto chilometri.
Individuare la sede di giacenza e verificare lo stato della spedizione prima di delegare
Il primo passo pratico è accertare dove si trovi il pacco. Quando GLS tenta la consegna e non trova il destinatario, lascia un avviso cartaceo con il codice di spedizione e la dicitura “In giacenza presso la Sede di […]”. In alternativa, se la mancata consegna avviene dopo un passaggio al Locker o per indirizzo errato, l’aggiornamento appare nel tracking online, con la dicitura “Arrived at depot – In storage”. È importante prendere nota del codice filiale (per esempio “MIL2” o “ROM1”) e dell’indirizzo esatto, perché la delega dovrà menzionare la sede specifica. Solo dopo aver verificato sul sito o contattato telefonicamente il contact center ci si attiva per preparare il documento di delega: se il pacco non è ancora stato dislocato in giacenza, la filiale potrebbe rifiutarlo perché non lo ha materialmente ricevuto.
Redigere la delega: struttura, contenuti obbligatori e formule consigliate
La delega per GLS, seppure non esista un modulo nazionale unificato, deve contenere alcuni elementi fissi. Si inizia con i dati del delegante: nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza e recapito telefonico. Si prosegue con i dati identificativi del delegato: stessi campi anagrafici più numero e tipo di documento d’identità. Si inserisce poi il riferimento preciso della spedizione: numero della lettera di vettura o Tracking ID, mittente commerciale (per esempio “Amazon EU Sàrl”) e il peso o la descrizione se noti. È indispensabile indicare la filiale GLS presso la quale il pacco giace e concedere l’autorizzazione a firmare per ricevuta. Una formula chiara potrebbe essere: «Con la presente delego il Sig./La Sig.ra […] a ritirare, firmando per mio conto, la spedizione n. […] attualmente in giacenza presso la filiale GLS di […]. Mi assumo ogni responsabilità derivante dal presente atto». In calce, si appone la data, la firma leggibile del delegante e la firma per accettazione del delegato.
Allegare i documenti di identità: originali e fotocopie per un controllo incrociato
La delega cartacea, per essere accettata allo sportello, deve essere accompagnata da: copia fronte-retro del documento d’identità del delegante firmata in originale, documento originale del delegato in visione, e se il pacco è intestato a un’azienda, copia della visura camerale o dell’incarico che attesti i poteri di firma del delegante. Questa doppia verifica serve perché l’operatore di filiale deve scansionare o fotografare gli allegati da inserire nel sistema informatico e archiviare la delega. Presentarsi con fotocopie non firmate o con fotografie sullo smartphone rallenta la procedura o porta al rifiuto, poiché la normativa sulla prevenzione delle frodi richiede che il documento allegato rechi l’assenso autografo a essere trattato.
Gestire la delega digitale nei casi di account e-commerce con firma elettronica
Alcuni grandi venditori integrati con GLS (ad esempio Apple o Zalando) permettono di generare online un’autorizzazione al ritiro da parte di terzi, firmata digitalmente dal destinatario, attraverso il proprio account clienti. In quel caso il PDF reca già il QR-code o il barcode che la filiale scannerizza; il delegato deve soltanto presentare il proprio documento originale. Tuttavia, se l’e-commerce non offre tale funzione, non basta un’e-mail di autorizzazione: GLS richiede comunque la delega scritta secondo le linee guida precedenti. È bene quindi controllare la sezione “Le mie spedizioni” del sito del venditore per vedere se esiste un pulsante “Delega ritiro” prima di stampare moduli di propria iniziativa.
Concordare con la filiale un eventuale appuntamento per ridurre i tempi di attesa
Le sedi GLS, soprattutto quelle a ridosso dei centri urbani, hanno orari di sportello limitati – spesso al mattino 9-13 e al pomeriggio 15-18, talvolta solo dal lunedì al venerdì. Telefona o invia un’e-mail per annunciare che sarà un delegato a ritirare la spedizione: indicherai nome del delegato, giorno e fascia oraria. Questo preavviso consente agli operatori di preparare il pacco e di annotare in anagrafica interna la variazione, riducendo il rischio che l’addetto di magazzino lo sposti su un mezzo di riconsegna in giornata. In regioni con alta densità di consegne, la stessa filiale può proporre di fissare un appuntamento, in modo da rispettare le capienze del front-office, oggi regolamentate anche per motivi di sicurezza sanitaria.
Arrivare allo sportello: presentazione, controllo documenti e firma per ricevuta
Il delegato deve portare con sé la delega originale firmata, la copia firmata del documento del delegante, e mostrare il proprio documento in originale. L’operatore chiederà conferma verbale dell’identità e potrebbe registrare un contatto telefonico del delegato. Una volta verificata la corrispondenza dei dati, consegnerà il pacco e farà firmare la ricevuta di ritiro – talvolta ancora su carta, sempre più spesso su terminale elettronico con stilo capacitivo. È buona norma conservare la ricevuta (o la foto della schermata con codice di firma digitale) finché il delegante non conferma la corretta presa in carico dell’oggetto.
Gestire eventuali discrepanze o problemi all’ultimo minuto
Se durante la verifica la filiale riscontra che la delega manca di un elemento (per esempio la fotocopia firmata), si può tentare una soluzione immediata: contattare il delegante via smartphone e farsi inviare una scansione firmata, stampandola presso la sede (molte filiali hanno stampante dedicata ai clienti) oppure mostrando la PEC sul display se l’operatore la accetta come certificazione. Se la spedizione risulta danneggiata, il delegato può ritirarla “con riserva di controllo”, annotando il numero di colli, lo stato dell’imballo e firmando in modo che l’annotazione compaia nel sistema; in tal modo il destinatario avrà tutela per eventuale reclamo. Se invece il pacco è stato per errore rimesso in consegna, l’operatore può richiedere il rientro in filiale e proporre un nuovo appuntamento.
Conservare la documentazione per un eventuale reclamo o reso
Una volta consegnato al destinatario, il pacco potrebbe dover essere restituito. Avere a disposizione copia della delega e della ricevuta di ritiro facilita la procedura inversa: il documento comprova che la consegna è avvenuta in quella data e in quelle condizioni. Inoltre, in caso di merce difettosa o contestazioni con il mittente, la prova di avvenuto ritiro “per delega” dimostra che la catena di custodia è stata rispettata, evitando accuse di smarrimento tra filiale e destinatario effettivo.
Conclusioni
Delegare il ritiro di un pacco in sede GLS non è un mero passaggio di carta, ma un atto che salvaguarda la riservatezza e la responsabilità sul contenuto. Preparare i documenti con precisione, scegliere il canale giusto, contattare la filiale, presentarsi con delega compilata e allegati idonei trasforma un potenziale collo di bottiglia in un’operazione di pochi minuti. L’organizzazione preventiva tutela il delegante, che saprà il pacco in mani fidate, e agevola gli operatori, liberi di consegnare senza timori di contestazioni future. Con questa guida, ogni passaggio – dalla redazione della delega alla firma finale – diventa prevedibile, lineare e perfettamente conforme alla normativa e alle policy GLS.
